Страшное слово «инвентаризация», которое настигло всех нас из советского прошлого, сегодня никуда не ушло, а лишь обрело более современные черты. В каждом ресторане каждый месяц как минимум три подразделения подвергаются данной процедуре — кухня, бар и зал. Иногда ради острастки можно самостоятельно провести выборочную внеплановую проверку, дабы держать персонал в постоянной бодрости духа и кристальной честности.
Оценка активов и инструмент контроля персонала
Но — начнем по порядку: для чего существует инвентаризация?
Безусловно, в первую очередь, это объективная оценка существующих активов, что очень полезно для руководителей предприятия. Реальные остатки всегда дают откровенную картину происходящего — а это, например, возможность принять объективное решение о дальнейших планах закупок. Кроме того, это возможность сделать выводы о текущей работе предприятия в том или ином его подразделении.
Недаром первое, что делается при любой аудиторской проверке, — это инвентаризация текущих активов предприятия. Пока старшие аудиторы проверяют финансовую отчетность, многочисленные стажеры и помощники ползают по огромным складам и считают реальные остатки. Увы, за столько лет никто ничего другого пока не придумал. Как ни крути, сравнение бумажных цифр и существующих активов по-другому не происходит.
И, конечно, инвентаризация — это эффективный инструмент контроля персонала и его работы.
На кухне расхождений меньше всего
Кухня — это, пожалуй, самая сложная специфика переучета. Бухгалтерская отчетность может выдать остатки по купленным позициям, но если предприятие достаточно крупное, с большим количеством производственных циклов, все закупки в момент переучета чаще всего оказываются не совсем в исходном положении: что-то коптится, что-то использовано в соус, что-то на сегодняшний день уже в заготовках.
Сосчитать реальное положение вещей на кухне большого ресторана — огромное дело. Именно поэтому часто наши повара всем коллективом остаются на всю ночь после закрытия ресторана, чтобы дотошно взвешивать все, начиная с петрушки и заканчивая тестом для хлеба.
При этом, как ни странно, в моей практике именно на кухне меньше всего выявляется расхождений. Видимо, мне просто везло с шефами, которые столь идеально налаживают всю цепочку целиком, от приобретения товара до выдачи готового блюда гостю. Ведь помимо чистоплотности персонала кухни здесь важна огромная и скрупулезная работа с технологическими карточками, которые должны быть составлены с учетом всех усушек, утрусок и так далее.
Ресторатору на заметку
Решение проблемы воровства в баре — установка правильной системы автоматизации. Кроме тотального контроля через отчеты и разделение прав доступа к данным для сотрудников различного уровня, система r_keeper поможет организовать интеллектуальное видеонаблюдение. Такое решение включает анализ кассовых операций. Система событийного видеонаблюдения фиксирует любые действия, производимые на кассовом терминале, отображает их не только в видеозаписи, но и в текстовом формате, в виде титров. Текст автоматически совмещается с видеоизображением, таким образом, можно просматривать запись, сопровождаемую титрами, и получать при этом полноценный протокол всех проводимых операций в кассовой зоне. При этом видеокадры сортируются и актуализируются. Таким образом, в любой момент можно просмотреть интересующую вас видеозапись. Управляющий, владелец ресторана или служба безопасности, в том числе удаленно, могут контролировать действия персонала, как в режиме онлайн, так и пост-фактум, обращаясь к видеоизображениям, классифицированным по определённым событиям (например, отмена заказа, удаление блюда, возврат денег, применение клубной карты и т. д.).
Бар — самое лакомое место для воровства
Самая захватывающая инвентаризация всегда проходит в баре. Сколько шуток, сколько фильмов на этот счет! Сколько различных видов мошенничества придумано находчивыми барменами. Увы, никто не придумал ничего лучше, чем дополнительный контроль с помощью чеков, камер видеонаблюдения, охраны, которая не разрешает ничего ни выносить, ни заносить в ресторан без накладных, — и нашей классической инвентаризации.
Вроде бы здесь все гораздо проще, чем на кухне: все позиции, даже разливные, ясны и понятны, есть четкая цифра пролитого, соответственно, остаток должен точно совпадать с остатком за предыдущий месяц плюс приход минус расход. Но так почти никогда не получается.
Тому, у кого получается сразу же набрать идеальную команду кристально честных барменов и ежемесячно сверять остатки в виде формальности, надо сразу же поставить памятник! Даже при неконтактной стойке бар — это самое лакомое место для воровства. Здесь я определенно советую часто проводить выборочную проверку остатков — например, только итальянское красное вино или вдруг сегодня после закрытия мы все считаем крепкий алкоголь и так далее. Это позволяет хотя бы немного держать персонал в тонусе и не давать ему расслабляться.
В баре я советую проводить выборочную проверку остатков — например, только итальянское красное вино или только крепкий алкоголь. Это позволяет держать персонал в тонусе.
Часто бывает, что недостача в баре, пересорт или, наоборот, излишки (что хуже всего) объясняются тем, что поставщики, к примеру, что-то прислали без документов на дегустацию. Или в баре пятничным вечером вдруг закончился тоник и находчивый сотрудник побежал в ближайший магазин за ним. Или вдруг очень хорошие гости захотели чего-то особенного за баснословные деньги, и мы не смогли им отказать. В большом ресторане таких историй может быть масса, главное — суметь направить персонал в верное русло и четко обучить документообороту и тому, что все, что находится в ресторане, принадлежит исключительно ресторану.
Какие же чаще всего могут быть причины излишков в баре? Увы, самая популярная причина, когда персонал проносит на предприятие свой алкоголь и продает его гостям, не пробивая через кассу. Исключить такую ситуацию при контактной барной стойке фактически невозможно. Гость лично общается с барменом, просит его добавить, подлить или обновить, никто ничего не пробивает, и деньги текут мимо кассы вместе с неучтенным алкоголем. Помимо упущенной выгоды эта ситуация грозит еще и довольно крупными штрафами, если Росалкогольрегулирование обнаружит в ресторане напитки, не совпадающие по номерам акцизов с накладными. Так что здесь лучше озаботиться охраной и, как минимум, регулярным осмотром персонала при приходе на работу.
Недостача по посуде чаще всего кроется в безалаберном учете боя и сколов персоналом зала
Последний вид инвентаризации — это зал. И здесь самая регулярная история — посуда. Причем считать приходится и фарфор, и приборы, и стекло, и разнообразное белье. А если заведение занимается кейтерингом, то стоит считать даже мебель, вплоть до столов.
Если предприятие берет на себя даже 20–30% от суммы разбитых или сколотых предметов, то это уже создает положительный образ в сердцах сотрудников, а идеальные 50% завоюют их расположение и верность на долгие годы совместной работы.
В каждом ресторане учет всего «бьющегося» происходит по-своему. В некоторых за разбитый бокал не чураются брать с гостя, кто-то заставляет за все полностью платить официантов и мойщиц, в некоторых заведениях предприятие берет на себя, например, расходы по сколам, а бой делит пополам с мойкой.
В процесс переучета часто привлекают охрану: все же если из ресторана единовременно пропала сотня ложек, вряд ли кто-то из гостей смог так аккуратно ее унести в дамской сумочке.
Распространены истории о гостях-клептоманах или заядлых коллекционерах, которые дома собирают сервиз или копят коллекцию пепельниц — и, безусловно, такое бывает. Но чаще всего недостача по позициям фарфора кроется, увы, в безалаберном учете боя и сколов персоналом зала. Конечно, правильный и своевременный учет — это непросто, и на больших предприятиях несложно перепутать многочисленные позиции приборов и бокалов с иностранными названиями. Но все мы знаем, что на самом деле вполне реально обойтись без ошибок.
Часто наши повара всем коллективом остаются на всю ночь после закрытия ресторана, чтобы дотошно взвешивать все, начиная с петрушки и заканчивая тестом для хлеба.
Я считаю, что, с одной стороны, материальная ответственность сотрудников за свое подразделение повышает их внимание и бережливое отношение к имуществу ресторана, а с другой, в любом ресторане за день возникает такое количество внештатных ситуаций, что их невозможно мерить одной мерой. Я за то, чтобы некоторый процент предприятие возлагало на свои плечи — безусловно, если для этого есть основания. Лояльный персонал при этом не теряет своей ответственности, а нематериальная мотивация, как все мы знаем, гораздо лучше влияет на конечный результат.
Что касается суммы этого процента, то если предприятие берет на себя даже 20–30% от суммы разбитых или сколотых предметов, то это уже создает положительный образ в сердцах сотрудников, а идеальные 50% (особенно если посуда в ресторане дорогая) завоюют их расположение и верность на долгие годы совместной работы.
